Informace pro oznamovatele možného protiprávního jednání
oznámeného prostřednictvím vnitřního oznamovacího systému společnosti Rieter CZ s. r. o.
1. Úvodní informace
Společnost
Rieter CZ s. r. o.
se sídlem Moravská 519, 562 01 Ústí nad Orlicí
IČO: 601 12 301
jako povinný subjekt vede podle požadavků zákona č. 171/2023 Sb., o ochraně oznamovatelů (dále jen „Zákon o ochraně oznamovatelů“ nebo „Zákon“) vnitřní oznamovací systém pro přijímání oznámení o možném protiprávním jednání a zajišťuje ochranu oznamovatelů.
K zajištění plnění povinností podle Zákona o ochraně oznamovatelů byla společností přijata příslušná interní opatření a vydána závazná interní směrnice o vnitřním oznamovacím systému a ochraně oznamovatelů u společnosti Rieter CZ s.r.o. (dále také jen „Směrnice“).
Prostřednictvím vnitřního oznamovacího systému společnosti Rieter CZ s.r.o. lze při splnění stanovených podmínek podat k tomu oprávněnou fyzickou osobou (dále také jen „Oznamovatel“) oznámení o možném protiprávním jednání, o kterém se Oznamovatel dozvěděl v souvislosti s vykonávanou prací nebo jinou obdobnou činností pro společnost (dále také jen „Oznámení“).
2. Která oznámení lze prostřednictvím vnitřního oznamovacího systému podat
Prostřednictvím vnitřního oznamovacího systému společnosti Rieter CZ s.r.o. lze podat Oznámení, která:
- obsahují informace o možném protiprávním jednání, k němuž došlo nebo má dojít u společnosti Rieter CZ s.r.o., pro kterou Oznamovatel, byť zprostředkovaně, vykonával nebo vykonává práci nebo jinou obdobnou činnost, nebo se kterou Oznamovatel byl nebo je v kontaktu v souvislosti s výkonem práce nebo jiné obdobné činnosti (v pracovním kontextu), a které
a) má znaky trestného činu podle zákona č. 40/2009 Sb., trestní zákoník (dále jen „Trestní zákoník“), nebo
b) má znaky přestupku podle zákona č. 250/2016 Sb., o odpovědnosti za přestupky a řízení o nich, a podle zvláštních právních předpisů (dále jen „zákon“), za který zákon stanoví sazbu pokuty, jejíž horní hranice je alespoň 100 000 Kč, nebo
c) porušuje Zákon o ochraně oznamovatelů, nebo
d) porušuje jiný právní předpis České republiky nebo předpis Evropské unie, a to v následujících vybraných oblasti:
- finančních služeb, povinného auditu a jiných ověřovacích služeb, finančních produktů a finančních trhů,
- daně z příjmů právnických osob,
- předcházení legalizaci výnosů z trestné činnosti a financování terorismu,
- ochrany spotřebitele,
- souladu s požadavky na výrobky včetně jejich bezpečnosti,
- bezpečnosti dopravy, přepravy a provozu na pozemních komunikacích,
- ochrany životního prostředí,
- bezpečnosti potravin a krmiv a ochrany zvířat a jejich zdraví,
- radiační ochrany a jaderné bezpečnosti,
- hospodářské soutěže, veřejných dražeb a zadávání veřejných zakázek
- ochrany vnitřního pořádku a bezpečnosti, života a zdraví,
- ochrany osobních údajů, soukromí a bezpečnosti sítí elektronických komunikací a informačních systémů,
- ochrany finančních zájmů Evropské unie, nebo
- fungování vnitřního trhu včetně ochrany hospodářské soutěže a státní podpory podle práva Evropské unie
3. Kdo může oznámení o protiprávním jednání podat
Oznamovatelem, který může podat Oznámení prostřednictvím vnitřního oznamovacího systému u společnosti Rieter CZ s.r.o., je každá fyzická osoba, která vykonává nebo vykonávala pro společnost práci nebo jinou obdobnou činnost, byť zprostředkovaně, a Oznámení podává v tomto pracovním kontextu jako:
a) zaměstnanec/zaměstnankyně, který/á pro společnost vykonává práci v pracovním poměru anebo na základě dohody o pracovní činnosti nebo dohody o provedení práce;
b) bývalý/á zaměstnanec/zaměstnankyně u společnosti;
c) uchazeč/ka o zaměstná u společnosti;
d) osoba, která vykonává nebo vykonávala u společnosti dobrovolnickou činnost, odbornou praxi nebo stáž;
e) osoba, která je nebo byla společníkem společnosti;
f) osoba, která je členem statutárního nebo jiného orgánu společnosti;
g) osoba, která buď přímo anebo nepřímo vykonává či vykonávala pro společnost Rieter CZ s.r.o. externí dodavatelskou činnost na základě smlouvy, jejímž předmětem je poskytování dodávek, služeb, stavebních prací nebo jiného obdobného plnění.
Fyzická osoba má právo na ochranu oznamovatele podle Zákona o ochraně oznamovatelů a dle interní Směrnice, pokud její oznámení obsahuje údaje o jménu, příjmení a datu narození, nebo jiné údaje, z nichž je možné dovolit totžnost oznamovatele, a pokud:
a) jsou splněny shora uvedené podmínky, a současně
b) má tato osoba oprávněné důvody se domnívat, že jí oznámené informace byly v době oznámení pravdivé.
Anonymní oznánemní nejsou v rámci v rámci vnitřního oznamovacího systému společnosti Rieter CZ s.r.o. přijímána.
Pro případné využití výjimky ze zákazu porušení smluvní nebo zákonné povinnosti mlčenlivosti dle § 3 Zákona je dále rovněž třeba, aby měl Oznamovatel oprávněné důvody se domnívat, že Oznámení bylo nezbytné pro odhalení protiprávního jednání.
Zákonem o ochraně oznamovatelů ani interní Směrnicí není dotčena zákonná povinnost oznámit přímo orgánům činným v trestním řízení ty spáchané trestné činy, které jsou taxativně uvedeny v ustanovení § 368 Trestního zákoníku a spadají pod tzv. zákonnou oznamovací povinnost (např. vražda, těžké ublížení na zdraví aj.).
4. Jakými způsoby lze oznámení o protiprávním jednání podat
Oznámení o protiprávním jednání lze prostřednictvím vnitřního oznamovacího systému u společnosti Rieter CZ s.r.o. podat v souladu s požadavky Zákona o ochraně oznamovatelů následujícími způsoby:
a) písemně jako datovou zprávu podanou prostřednictvím e-mailové adresy (schránky): informace@rieter.com;
b) ústně na telefonním čísle: +420 465 557 134;
c) osobně pod dohodě s Příslušnou osobou; v tomto případě musí Příslušná osoba Oznámení přijmout osobně od oznamovatele v přiměřené lhůtě, nejpozději však do čtrnácti (14) dnů ode dne, kdy o to Oznamovatel požádal.
Opakovaně podané Oznámení téhož Oznamovatele a v téže věci není přípustné a nebude znovu prošetřováno a Oznamovatel o tomto bude vyrozuměn s příslušným krátkým odůvodněním. To neplatí v případě, že by toto další Oznámení obsahovalo oproti dříve podanému Oznámení nové informace a skutečnosti.
5. Kdo je osobou příslušnou k přijímaní a vyřizování oznámení
K přijetí Oznámení, posuzování důvodnosti Oznámení a k dalšímu souvisejícímu postupu podle Zákona o ochraně oznamovatelů v rámci vnitřního oznamovacího systému u společnosti Rieter CZ s.r.o. je oprávněna výhradně Příslušná osoba.
Příslušnou osobou u společnosti Rieter CZ s. r. o. je určena:
Markéta Uhlířová
Vedoucí útvaru Právní a interní služby
E-mail: marketa.uhlirova@rieter.com
Tel.: +420 465 557 134
V rámci přijímání a posuzování důvodnosti Oznámení postupuje Příslušná osoba vždy samostatně, nezávisle a nestranně s tím, že je oprávněna si vyžadovat od všech organizačních úseků a všech zaměstnanců společnosti Rieter CZ s.r.o. potřebné informace a podklady, jakož i jiné formy součinnosti.
Příslušná osoba přitom zajistí, aby se oslovení zaměstnanci nemohli seznámit s obsahem Oznámení a aby nevyšla najevo žádná skutečnost, která by mohla identifikovat osobu Oznamovatele.
6. Jaké jsou lhůty k vyrozumění oznamovatele a k posouzení důvodnosti oznámení
Příslušná osoba zašle Oznamovateli vyrozumění o přijetí Oznámení nejpozději do sedmi (7) dnů ode dne podání Oznámení.
To neplatí pouze v případě, kdy:
a) Oznamovatel výslovně požádá Příšlušnou osobu, aby ho o přijetí Oznámení nevyrozumívala; nebo
b) je zřejmé, že by vyrozumněním o přijetí Oznámení došlo k prozrazení totožnosti Oznamovatele jiné osobě.
Příslušná osoba je povinna posoudit důvodnost Oznámení a písemně vyrozumět Oznamovatele o výsledcích posouzení do třiceti (30) dnů ode dne přijetí Oznámení.
V případech skutkově nebo právně složitých lze tuto lhůtu prodloužit až o dalších třicet (30) dnů, nejvýše však dvakrát, tj. maximální délka pro posuzování důvodnosti Oznámení může ve výjimečných případech činit devadesát (90) dnů ode dne podání Oznámení.
O prodloužení lhůty a důvodech pro její prodloužení Příslušná osoba vždy Oznamovatele písemně vyrozumí ještě před jejím uplynutím.
7. Zákaz odvetných opatření vůči oznamovatelům
V rámci vedení vnitřního oznamovacího systému, jakož i při souvisejících anebo dalších činnostech všech zaměstnanců a/nebo členů orgánů společnosti Rieter CZ s.r.o. platí přísný zákaz uplatňování jakýchkoli odvetných opatření vůči Oznamovatelům a dalším, v Zákoně uvedeným osobám (např. vůči osobám, které poskytly pomoc při zjišťování informací, které jsou obsahem Oznámení, podání oznámení nebo posouzení jeho důvodnosti, dále osoby, které jsou ve vztahu k Oznamovateli osobou blízkou aj.).
Odvetným opatřením se v tomto směru rozumí jednání nebo jeho opomenutí v souvislosti s prací nebo jinou obdobnou činností Oznamovatele, které bylo vyvoláno podáním Oznámení a které Oznamovateli může způsobit újmu.
Při splnění těchto podmínek je odvetným opatřením např. rozvázání pracovního poměru nebo neprodloužení pracovního poměru na dobu určitou, snížení mzdy, nebo odměny nebo nepřiznání osobního příplatku, přeložení nebo převedení na jinou práci, neumožnění odborného rozvoje, výpověď nebo odstoupení od (obchodní) smlouvy anebozásah do práva na ochranu osobnosti.
8. Možnost využití dalších kanálů pro oznámení o protiprávním jednání
Oznámení lze při splnění zákonných podmínek rovněž podat prostřednictvím externího oznamovacího systému Ministerstva spravedlnosti a/nebo přímo u příslušného orgánu veřejné moci, tj. u Policie ČR, státního zastupitelství a/nebo u věcně příslušných orgánů státní správy dle jejich působnosti (např. Česká inspekce životního prostředí, Úřad pro ochranu osobních údajů apod.).
V tomto případě Oznámení přijímá, prošetřuje a posuzuje Ministerstvo spravedlnosti nebo jiný příslušný orgán veřejné moci.
Externí kanál pro oznamování protiprávního jednání:
Ministerstvo spravedlnosti České republiky
Vyšehradská 424/16
128 10 Nové Město
Aplikace: https://oznamovatel.justice.cz/chci-podat-oznameni/
E-mail: oznamovatel@msp.justice.cz
Tel.: +420 221 997 840
Informace o zpracování osobních údajů oznamovatelů, oznámením dotčených osob a dalších třetích osob
v souvislosti s vedením vnitřního oznamovacího systému a ochranou oznamovatelů (whistleblowing) u společnosti Rieter CZ s. r. o.
1. Úvodní informace
Společnost Rieter CZ s.r.o. jako správce osobních údajů zpracovává osobní údaje svých zaměstnanců a/nebo dalších třetích osob na základě a v souladu s dotčenými právními předpisy, zejména s
- nařízením Evropského parlamentu a Rady (EU) 2016/679 ze dne 27. dubna 2016 o ochraně fyzických osob v souvislosti se zpracováním osobních údajů a o volném pohybu těchto údajů a o zrušení směrnice 95/46/ES (obecné nařízení o ochraně osobních údajů), [dále také jen "OBECNÉ NAŘÍZENÍ"],
a to za stanoveným účely, způsoby a prostředky zpracování, které vždy odpovídají příslušnému právnímu důvodu ve smyslu článku 6 Obecného nařízení.
Tato Informace o zpracování osobních údajů oznamovatelů, oznámením dotčených osob a dalších třetích osob v souvislosti s vedením vnitřního oznamovacího systému a ochranou oznamovatelů doplňuje ostatní komplexní informace, určené dotčeným skupinám subjektů osobních údajů, které tvoří součást celkové dokumentace zpracování osobních údajů u společnosti Rieter CZ s.r.o.
2. Prohlášení
Tato souhrnná:
- Informace o zpracování osobních údajů oznamovatelů, oznámením dotčených osob a dalších třetích osob v souvislosti s vedením vnitřního oznamovacího systému a ochranou oznamovatelů (whistleblowing, [dále také jen „informace“]
obsahuje jednak transparentní informace ve smyslu ustanovení článků 13 a 14 obecného Nařízení, jakož i poučení o právech subjektů údajů ve smyslu ustanovení článků 15 až 22 obecného Nařízení.
3. Povinnosti podle Zákona o ochraně oznamovatelů a kontext zpracování osobních údajů
Společnost Rieter CZ s.r.o. vede vnitřní oznamovací systém a zajišťuje ochranu oznamovatelů na základě právních povinností uložených společnosti jako tzv. povinnému subjektu podle zákona č. 171/2023 Sb., o ochraně oznamovatelů (dále jen „Zákon o ochraně oznamovatelů“).
K zajištění plnění povinností podle Zákona o ochraně oznamovatelů byla vydána interní směrnice o vnitřním oznamovacím systému a ochraně oznamovatelů ve společnosti Rieter CZ s.r.o.
V souvislosti s vedením vnitřního oznamovacího systému a ochranou oznamovatelů dochází na straně společnosti jako správce osobních údajů k samostatné činnosti zpracování, a to:
- zpracování osobních údajů oznamovatelů, oznámení dotčených osob a dalších třetích osob v souvislosti s vedením vnitřního oznamovacího systému a ochrany oznamovatelů (whistleblowing) podle Zákona o ochraně oznamovatelů.
Na tomto základě vede společnost samostatný Záznam o činnosti zpracování osobních údajů ve smyslu článku 30 obecného nařízení a plní další povinnosti správce osobních údajů.
4. Správce osobních údajů
Společnost
Rieter CZ s.r.o.
se sídlem Moravská 519, 562 01 Ústí nad Orlicí
IČO: 601 12 301
jako tzv. povinný subjekt vystupuje ve vztahu k osobním údajům oznamovatelů, oznámením dotčených osob a dalších třetích osob osobních údajů zpracovávaným v souvislosti s vedením vnitřního oznamovacího systému a ochranou oznamovatelů (whistleblowing)
v právním postavení správce osobních údajů ve smyslu článku 4 (dále také jen „Správce“).
Správce nese odpovědnost za zpracování osobních údajů a v tomto směru přijal interní organizační, technická a další opatření k zabezpečení a ochraně zpracovávaných osobních údajů, která jsou upravena v interní směrnici o zpracování a ochraně osobních údajů u společnosti Rieter CZ s.r.o.
5. Zpracovatelé osobních údajů
SPRÁVCE nepověřil k dalšímu zpracování osobních údajů v souvislosti s vedením vnitřního oznamovacího systému a ochranou oznamovatelů (whistleblowing) žádného dalšího zpracovatele.
6. Účely zpracování osobních údajů
SPRÁVCE zpracovává v souvislosti s vedením vnitřního oznamovacího systému a ochranou oznamovatelů (whistleblowing) vybrané osobní údaje oznamovatelů, oznámení dotčených osob a dalších třetích osob (dále jen „subjekty údajů“) za následujícím účelem:
- vedení vnitřního oznamovacího systému a zajišťování ochrany oznamovatelů (whistleblowing) a s tím spojené plnění právních povinností povinného subjektu podle Zákona o ochraně oznamovatelů.
7. Právní důvod zpracování osobních údajů
Právním důvodem ke zpracování osobních údajů dotčených subjektů údajů ve smyslu článku 6 Obecného nařízení ve vztahu ke shora uvedenému účelu zpracování je:
- plnění právních povinností správce podle článku 6 odst. 1 písm. c) Obecného nařízení.
8. Způsoby a prostředky zpracování osobních údajů
Osobní údaje dotčených subjektů údajů jsou v souvislosti s vedením vnitřního oznamovacího systému a ochranou oznamovatelů (whistleblowing) ze strany Správce zpracovávány těmito způsoby a prostředky:
- manuální zpracování: Datové úložiště
9. Rozsah zpracování osobních údajů
Co do rozsahu zpracování kategorií údajů Správce zpracovává v souvislosti s vedením vnitřního oznamovacího systému a ochranou oznamovatelů (whistleblowing) následující osobní údaje dotčených subjektů údajů:
- adresní a identifikační údaje: [jméno a příjmení, titul, osobní číslo, datum a místo narození, rodné číslo, adresa bydliště, telefonní číslo a e-mailová adresa];
- popisné údaje: [pracovní pozice (funkce), informace o oznamovaném jednání a informace z posuzování důvodnosti oznámení].
10. Doba uložení osobních údajů
Osobní údaje dotčených subjektů údajů jsou ze strany Správce uloženy pouze po nezbytně nutnou dobu, nejdéle však po dobu stanovenou Zákonem o ochraně oznamovatelů, tj.:
- po dobu pěti (5) let od podání oznámení o protiprávním jednání dle Zákona o ochraně oznamovatelů.
11. Poučení o právech subjektů údajů
Dotčené subjekty údajů mají ve vztahu ke Správci ve smyslu článků 15 až 22 obecného Nařízení následující práva:
- právo na přístup k osobním údajům, zejména právo žádat po Správci informaci o zpracování svých osobních údajů;
- právo na opravu osobních údajů, pokud jsou údaje vedeny nepřesně;
- právo na omezení zpracování osobních údajů;
- právo vznést vůči Správci námitku proti zpracování osobních údajů;
- práv nebýt předmětem automatizovaného individuálního rozhodování, včetně profilování (s výjimkami).
Vedle toho má subjekt údajů právo podat stížnost u dozorového úřadu, kterým je:
Úřad pro ochranu osobních údajů
Pplk. Sochora 27
170 00 Praha 7
E-mailová adresa: posta@uoou.cz